La CNIL vient de publier un référentiel très attendu sur la gestion des ressources humaines, avec un point qui parle à toutes les équipes RH, combien de temps garder les données. Le document rappelle un principe simple du RGPD, on ne conserve pas « au cas où », on conserve le temps strictement nécessaire à une finalité, puis on supprime, on anonymise, ou on bascule en archivage à accès restreint.
Le texte met surtout des chiffres sur des pratiques souvent floues dans les SIRH, les boîtes mail de recrutement, ou les dossiers partagés. Il distingue la base active, utile au quotidien, et l’archivage intermédiaire, utilisé pour répondre à des obligations légales, sociales, fiscales, ou à un risque de contentieux. Et il insiste sur un point qui coince souvent, la durée doit être pensée avant le traitement, et expliquée aux personnes concernées.
La CNIL encadre le recrutement avec un repère de 2 ans
Sur le recrutement, la recommandation la plus commentée concerne les candidats non retenus. La CNIL propose une conservation maximale de 2 ans après le dernier contact, quand l’objectif est de constituer un vivier. Sans cette logique, la conservation doit être plus courte, parce que la finalité « recruter pour ce poste » s’arrête vite. Dans la pratique, ça vise les CV, lettres, notes d’entretien, tests, et échanges.
Concrètement, si une entreprise recrute en mars 2026 et clôture le processus en avril, elle peut garder le dossier d’un candidat refusé pour recontacter sur un poste similaire, mais uniquement si le candidat a été informé de cette conservation. Côté opérationnel, ça oblige à paramétrer des purges dans l’ATS ou le SIRH, et à éviter le doublon classique, CV dans l’outil, puis copie dans une messagerie « au cas où ».
Le référentiel rappelle aussi la logique de minimisation, collecter uniquement ce qui sert. Exemple très courant, demander des informations non nécessaires dès la candidature, ou conserver des pièces qui n’ont pas été utilisées. Le texte renvoie à l’idée qu’une donnée anonymisée n’est plus une donnée personnelle, mais l’anonymisation doit être réelle. Là, petite nuance, beaucoup d’organisations confondent anonymisation et simple pseudonymisation, ce qui ne règle pas le sujet des durées.
Entretiens professionnels: une conservation de 6 ans liée au Code du travail
Autre jalon net, l’entretien professionnel et son état des lieux récapitulatif. Le référentiel retient une durée de 6 ans, cohérente avec les obligations prévues par le Code du travail. Sur le terrain, ce sont les comptes rendus, la trace de la tenue de l’entretien, les actions de formation évoquées, et les documents permettant de prouver le suivi du parcours. C’est un point sensible en cas de contrôle ou de litige.
Dans une PME, ça se traduit par un dossier salarié qui s’épaissit vite, entre entretiens annuels, objectifs, évaluations, et entretiens professionnels. Le référentiel distingue les finalités, un entretien annuel de performance n’a pas la même justification qu’un entretien professionnel. Il existe aussi des repères de conservation sur des documents RH à 3 ans, par exemple pour certaines évaluations ou sanctions disciplinaires, ce qui oblige à trier au lieu d’empiler.
Le texte insiste sur la transparence, la durée, ou les critères permettant de la déterminer, doivent être communiqués aux personnes. En clair, si l’entreprise garde 6 ans, elle doit pouvoir l’expliquer dans une notice d’information RH. Et si elle conserve au-delà, elle doit justifier, typiquement via un archivage intermédiaire distinct, avec accès restreint. C’est souvent là que ça bloque, la donnée reste accessible à trop de monde.
Paie et archives: 1 mois en base active, 5 ans ou 50 ans en dématérialisé
Sur la paie, le référentiel donne des repères très concrets. Pour le bulletin de salaire, il est question d’une conservation en base active de 1 mois, puis d’un archivage intermédiaire de 5 ans au titre des obligations du Code du travail. Et un cas particulier pèse lourd dans les choix techniques, la conservation peut aller jusqu’à 50 ans pour la version dématérialisée, selon les règles applicables.
Dans la vraie vie, cela oblige à séparer les espaces, ce qui sert à produire la paie chaque mois n’a pas vocation à rester dans la même base que les archives. Les équipes RH doivent donc travailler avec l’IT sur des droits d’accès, une traçabilité, et des durées automatisées. Le référentiel rappelle aussi que l’archivage intermédiaire doit rester distinct, avec un accès limité à des personnes habilitées, notamment pour gérer un contrôle ou une contestation.
La CNIL élargit enfin le sujet, ce référentiel ne sert pas qu’à cocher une case. Il pousse à documenter les bases légales, à tenir un registre, et, quand c’est nécessaire, à mener une étude d’impact. Comparé à l’ancienne norme simplifiée RH, devenue sans valeur juridique, le document donne des repères plus larges, mais il n’est pas une grille automatique. Chaque employeur doit adapter, et c’est là que l’arbitrage devient concret, entre conformité, contraintes d’outils, et habitudes RH parfois très « on garde tout ».
À retenir
- La CNIL publie un référentiel RH qui fixe des repères de durées selon la finalité
- Les candidatures non retenues peuvent être conservées jusqu’à 2 ans après le dernier contact
- L’entretien professionnel se conserve 6 ans, avec une logique de preuve et de conformité
- La paie impose une séparation entre base active et archivage, avec des durées pouvant aller jusqu’à 50 ans en dématérialisé
Questions fréquentes
- Le référentiel CNIL sur les durées de conservation RH est-il obligatoire ?
- Il s’agit d’un document de référence qui propose des repères et des illustrations pratiques. Les durées ne sont pas présentées comme des obligations automatiques, mais l’employeur doit pouvoir justifier ses choix au regard des finalités, des textes applicables et du principe de limitation de conservation du RGPD.
- Combien de temps conserver un CV ou un dossier de candidat non retenu ?
- Le référentiel retient un repère de 2 ans après le dernier contact avec le candidat, quand la conservation sert à alimenter un vivier de recrutement. Cette conservation suppose d’avoir informé la personne concernée, et de limiter l’accès aux seules personnes qui en ont besoin.
- Quelle différence entre base active et archivage intermédiaire en RH ?
- La base active sert à la gestion courante, par exemple traiter une candidature ou produire la paie. L’archivage intermédiaire est distinct, avec accès restreint, pour conserver certaines données plus longtemps afin de répondre à des obligations légales, sociales ou fiscales, ou en cas de risque de contentieux.
- Pourquoi l’entretien professionnel est-il conservé 6 ans ?
- Le repère de 6 ans est aligné sur les exigences du Code du travail relatives à l’entretien professionnel et à l’état des lieux récapitulatif. Cette durée vise à permettre à l’employeur de démontrer le respect de ses obligations sur la période pertinente.
